[Phát triển bản thân]: BÍ QUYẾT ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ

[Phát triển bản thân]: BÍ QUYẾT ỦY QUYỀN HIỆU QUẢ
Nếu đủ 250 CHIA SẺ công khai (public shared) từ giờ cho đến hết thứ 2 mình mở luôn khóa Huấn luyện “Thiết kế vs Vận hành hệ thống quản lý công việc hiệu quả”
Khóa huấn luyện tương đương với 700 USD/học viên với 07 buổi huấn luyện, nhưng sẽ KHÔNG THU PHÍ – Chi tiết khóa huấn luyện ở phía cuối cùng ở phần P/s 2 phía dưới)
———————
Năng lực ủy quyền, một chức năng quản trị quan trọng, là yếu tố quyến định sống còn thành công của bạn trên cương vị một nhà điều hành. Ủy quyền vừa là nghệ thuật vừa là một môn khoa học. Đó là kỹ năng thiết yếu cho phép bạn đi từ những việc bạn có thể làm tới việc bạn có thể kiểm soát chúng. Thông qua ủy quyền, bạn nhân đôi ảnh hưởng của mình trong công việc bằng cách tháo mở và phát huy tối đa tiềm năng của người khác,
Ủy quyền sinh ra khi bạn xác lập rõ công việc cần được thực hiện. Đó chính xác là công việc gì ? Nó được đo lường như thế nào ? Cần được hoàn thành khi nào ? Một người cần có kỹ năng, khả năng hoặc năng lực gì để hoàn thành công việc đó một cách xuất sắc ? Các kỹ năng Ủy quyền bạn nên để ý:
1. LỰA CHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP
Một phần quan trọng trong ủy quyền là lựa chọn người phù hợp để giao nhiệm vụ cụ thể. Bạn cần so sánh thận trọng nhiệm vụ với các kỹ năng của nhân viên. Người đó có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành tốt công việc này không ? Quyết định này chủ yếu liên quan đến vấn đề đánh giá nhìn nhận, kinh nghiệm và sự chu đào từ phía bạn. Một trong những sai lầm nghiêm trọng mà các nhà quản trị thị thường thường mắc phải khi ủy quyền là giao việc cho một người không có kỹ năng, sự tự tin, khả nnăg hay động lực để hoàn thành công việc
Khi đó, việc chọn người của bạn sẽ quyết định chủ yếu chất lượng kết quả cuối cùng và thậm chí cả sự thành bại trong việc phân công công việc
2.. GIẢI THÍCH KẾT QUẢ MÀ BẠN MUỐN ĐẠT ĐƯỢC
Khi Ủy quyền, hãy đưa ra những kết quả mà bạn muốn đạt được và giải thích lý do về những kết quả đó. Khi bạn giao một nhiệm vụ, vấn đề “tại sao” sẽ quan trọng hơn vấn đề “bằng cách nào”. Nếu mọi người hiểu được tại sao nhiệm vụ này lại quan trọng với bạn thay vì biết bạn muốn thực hiện theo một cách nhất địn nào đó, họ sẽ linh hoạt hơn khi ra quyết định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Cấp dưới sẽ sáng tạo và đổi mới hơn khi thực hiện những kết quả mà bạn mong muốn
3. TRÁNH NHỮNG HIỂU LẦM
Khi giao nhiệm vụ, nếu thiếu những cam kết bằng văn bản, bằng phần mềm, xác suất hiểu nhầm sẽ rất lớn. Nhân viên có thể nhanh chóng quên mất những yêu cầu bạn đưa ra hoặc các chi tiết liên quan đến nó. Hãy yêu cầu nhân viên ghi chú nhiệm vụ được giao và thống nhất lại giữa các bạn để đảm bảo người đó đã hiểu ý bạn
Khi bạn và nhân viên trao đổi qua lại về công việc, họ sẽ nhắc lại cho bạn chính xác những gì bạn yêu cầu họ phải làm, và khi bạn chính xác những gì bạn yêu cầu họ phải làm, và khi đã hiểu rõ công việc, bạn có thể giao toàn bộ trách nhiệm thực hiện công việc cho người đó
4. ỦY QUYỀN TOÀN BỘ NHIỆM VỤ
Hãy ủy quyền thực hiện một công việc hoàn chỉnh, thay vì chỉ một phần công việc. Công việc mà bạn ủy quyền phải thuộc chuyên môn của cá nhân đó và vị trí của nhân sự đó nhận trách nhiệm, và việc hoàn tất công việc phải thuộc toàn quyền kiểm soát của nhân viên. Ngoài bạn, người đó không cần sự hỗ trợ hay giúp đỡ từ bất kỳ ai khác trong quá trình thực hiện công việc mà bạn giao phó. Khi bạn giao toàn bộ công việc cho nhân viên, và để họ chịu hoàn toàn trách nhiêmnj, họ sẽ có được động lực hoàn thành công việc đúng lịch trình
5. KHÔNG CAN THIỆP HAY RÚT LẠI CÔNG VIỆC
Hãy cưỡng lại mong muốn nghi ngờ nhân viên không hoàn thành được công việc mà bạn giao hay liên tục đưa ra các ý tưởng cũng như nhật xét can thiệp vào việc của nhân viên khi hành trình thực hiện công việc của nhân viên đang đạt được các kết quả như cam kết. Khi giao việc, hãy thể hiện niềm tin tuyệt đối của bạn vào khả năng thực hiện tốt công việc của nhân viên theo đúng cam kết và các quy định thực hiện mà kết quả có liên quan đến các bộ phận khác
Và cũng đừng rút lại công việc. Nếu nhân viên nhờ bạn gọi giúp một cuộc điện thoại, lấy thông tin hay làm một việc nhất định mà anh ta cần để hoàn thành công việc mà bạn đã giao, thì khi đó anh ta đang ủy quyền người lại cho bạn, Đâu là lúc nhân viên không cần làm gì khác cho đến khi bạn hoàn thành phần việc của mình, đừng để việc này xảy ra, bởi như vậy bạn đang tạo điều kiện và môi trường cho nhân sự tạo ra tiêu sản cho doanh nghiệp phát triển
6. THƯỜNG XUYÊN KIỂM TRA TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
Cuối cùng, hãy lên lịch cho những cuộc họp kiểm tra tiến độ thường xuyên hoặc xem các kết quả thực thi công việc theo tiến độ bằng các công cụ quản lý mà công ty trang bị và yêu cầu trước khi làm việc đối với nhân sự. Trtong những cuộc hpj này, bạn sẽ có cơ hội nắm bắt thông tin về những việc quản trọng nhất. Giống như một vị bác sĩm bạn nắm bắt tình trạng công việc bằng việc đặt ra câu hỏi: “Mọi việc diễn ra thế nào ?” Lý do chinh của những cuộc họp này là để nhân viên phản hồi về chất lượng và tiên sđộ công việc cũng như những thắc mắc cần giải quyết. Đôi khi, bạn có thể vô tình ủy quyền một công việc vuyợt quá khả năng của nhân sự (với điều kiện bạn đã quan sát nhân sự đó rất tập trung, rất cố gắng và liên tục sáng tạo các giải pháp để thực thi nhiệm vụ đó của mình một cách có trách nhiệm và đến cùng). Họ rất muốn làm việc này nhưng không biết chính xác nên bắt tay thực hiện như thế nào
Nếu thấy nhiệm vụ bạn giao quá sức với nhân viên hay họ đang quá tải công việc, hãy tái cấu trúc lại công việc và chia nó thành các phần việc nhỏ hơn. Hoặc có thể bạn sẽ phải cung cấp cho nhân viên thêm thông tin đầu vào, các nguồn lực hoặc ủy quyền người khác thực hiện phân fviệc mà nhân viên đó không đủ khả năng thực hiện một mình. Mỗi công việc cụ thể đều đoi rhỏi rất nhiều kỹ năng. Đôi khi, người được bạn giao việc có những kỹ năng cần thiết này, nhưng lại thiếu những kỹ năng cần thiết khác. Trong trường hợp này, bạn có thể rút lại công việc và trao nó cho người có năng lực hơn tùy thuộc vào đặc điểm công việc đó
———————
LƯU Ý:
Các bạn giao việc cho nhân viên luôn phải đánh giá và nhìn nhận nhân sự đó trước về thái độ, năng lực chuyên môn của nhân sự đó, và khi giao việc cho nhân sự đều nói rõ về mục tiêu và chỉ số mình kỳ vọng phải đạt được (KPIs), vì kết quả công việc của nhân sự này lại là tiếp tục cho dây chuyền của nhân sự kia
Các bạn giao việc cho nhân viên luôn để ý về lý thuyết mắt xích yếu và quả táo hư, bởi nhiều khi các bạn tuyển, các bạn đào tạo, các bạn huấn luyện nhân sự và khi sử dụng nhân sự mới thấy được năng lực và thái độ của nhân sự cho sự cam kết thực thi công việc và các chỉ số mình phải đạt được ở vị trí mình nắm giữ
Các bạn phải tách việt việc đào tạo để nhân viên học tập về kỹ năng, chuyên môn khác với việc công việc và các chỉ số đạt được khi nhận ở vị trí đó
———————
P/s: Cả chục năm đi triển khai dự án và đi tái cấu trúc, huấn luyện đủ nhóm các nhân sự cùng với triển khai các hệ thống quản lý công việc hiệu quả, từ cấp độ 1 đến cấp độ 5 cho doanh nghiệp rồi, vẫn luôn luôn có nỗi sợ TRIỂN KHAI hệ thống quản lý công việc cho các doanh nghiệp và HUẤN LUYỆN nhân sự của các doanh nghiệp tăng năng suất và làm việc hiệu quả
P/s 1: Hay ĐIÊN lên tích hợp lại 15 năm kinh nghiệm và các lý thuyết về quản lý công việc hiệu quả theo mô hình PDCA, làm khóa HUẤN LUYỆN SÂU với mục tiêu chuyển giao tri thức KHÔNG THU PHÍ. Dành cho các nhóm chủ doanh nghiệp và nhà quản lý ở SMEs cho họ có khi chỉ cần triển khai được LEVEL 1 của hệ thống “Quản lý công việc hiệu quả” vào doanh nghiệp thôi nhỉ, để giúp các bạn ấy:
– Đỡ stress với đội ngũ nhân sự tri thức thấp
– Để khai thác được nguồn lực nhân sự thay bằng chắc giờ chỉ dùng được 30 – 40% nguồn lực của một nhân sự của các bạn ấy
– Để các bạn ấy tự do hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung cho chiến lược, cho chiến thuật và thực sự làm đúng vị trí điều hành và quản lý của mình nhỉ ???
P/s 2: Hay nếu đủ 250 CHIA SẺ công khai (public shared) từ giờ cho đến hết thứ 2 mình mở luôn khóa KHÔNG THU PHÍ (bình thường khóa này HỌC PHÍ là 700 usd /học viên) chủ đề “HUẤN LUYỆN QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ” với dự kiến 07 buổi huấn luyện sâu fulltime cho các bạn đạt tiêu chuẩn Micro SMEs và SMEs cho các bạn ấy như khóa về LẬP MÔ HÌNH KINH DOANH mà SME Hospital đang huấn luyện cho các bạn. Các bạn nào Type COMMENT phía dưới sẽ vào danh sách để xét duyệt nhé
———————
ĐôngNQ
Nothing person ^^
Tặng chị, như lời hứa với chị Lan Yoga và Vu Duc Hao, nó có trong sách hết mà chị không chịu đọc thôi nhé
Có thời gian em sẽ tự viết sâu hơn rất nhiều về Ủy quyền hiệu quả ở Việt nam thì sẽ tuyệt thêm nữa
Chị cứ sài phần này cho thuần thục đã nhé, vù nó quan trọng đối với chị ở thời điểm này (vậy là tuần này tuy em ốm và mất giọng nhưng không nợ ai không trả cả :))